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26 Jan Le désordre numérique coûte plus cher qu’on ne le pense

Posté à 13:57h dans Amélioration continue par

Le classement et le nommage des fichiers font partie de ces sujets que l’on juge souvent secondaires.
Trop opérationnels pour les comités de direction, trop évidents pour être questionnés, trop chronophages pour être réellement traités.

Et pourtant.

Dans de nombreuses organisations, une part significative du temps de travail est perdue à chercher une information, vérifier si un document est à jour, ou recréer un fichier qui existe déjà quelque part. Ce temps perdu n’est pas anecdotique : il impacte directement la performance collective, la qualité des décisions et la fluidité du travail en équipe.

Le classement et le nommage des fichiers ne relèvent pas du confort individuel.
Ils sont un sujet d’organisation du travail, et à ce titre, un véritable levier d’amélioration continue.

L’information existe, mais où ?

Dans les environnements collaboratifs (cloud, outils de partage, GED, espaces projet), le problème n’est généralement pas l’absence d’information, mais son accessibilité :

  • plusieurs versions d’un même document,
  • des noms de fichiers incompréhensibles hors de leur contexte,
  • des classements dépendants d’une personne,
  • des dossiers fourre-tout ou trop complexes,
  • une information “officielle” impossible à identifier.

Résultat :

  • perte de temps quotidienne,
  • erreurs basées sur des documents obsolètes,
  • tensions entre équipes,
  • et une défiance progressive vis-à-vis des outils collaboratifs,
  • perte de valeurs au yeux des clients et partenaires.

Quand l’information n’est pas fiable ou lisible, chacun recrée son propre système. Et l’organisation perd toute maîtrise.

Classement et nommage : un travail d’équipe

Une erreur fréquente consiste à considérer le classement comme une affaire personnelle : “Chacun s’organise comme il veut.” Ben non, en fait.

Cette logique peut fonctionner sur un poste de travail individuel.
Elle devient contre-productive dès lors que l’information est partagée, transversale ou structurante pour l’activité.

Dans un environnement collaboratif, un document n’est jamais “à quelqu’un”.
Il est mis à disposition d’un collectif, souvent sur la durée, parfois au-delà de l’équipe qui l’a produit.

En vue d’amélioration continue, le classement et le nommage doivent donc être :

  • compréhensibles sans explication orale,
  • cohérents dans le temps,
  • indépendants des personnes,
  • adaptés aux usages réels.

Avant de créer une arborescence ou une règle de nommage, une question simple doit être posée :

Comment les équipes vont-elles chercher l’information ?

Cherche-t-on :

  • par projet ?
  • par client ?
  • par processus ?
  • par année ?
  • par type de document ?

Il n’existe pas de modèle universel.
Une bonne structure est celle qui correspond aux logiques de travail réelles, pas à un organigramme ou à une vision théorique.

En amélioration continue, cela implique :

  • d’observer les pratiques existantes,
  • d’identifier les irritants,
  • de tester des structures simples,
  • et d’ajuster progressivement.

Un classement trop profond est aussi inefficace qu’un classement inexistant.

Au-delà de 3 ou 4 niveaux de dossiers :

  • la navigation devient lente,
  • les erreurs de rangement se multiplient,
  • et les utilisateurs contournent le système.

Un principe simple et efficace :

Si un fichier est difficile à ranger, il sera difficile à retrouver.

La simplicité n’est pas un manque de rigueur.
C’est souvent le signe d’une organisation mature.

Le nommage des fichiers est l’un des leviers les plus puissants — et les plus sous-estimés.

Un bon nom de fichier doit permettre de comprendre, sans l’ouvrir :

  • le sujet du document,
  • son contexte,
  • son statut,
  • et sa version.

Quelques principes éprouvés :

  • utiliser une structure stable (ex. : Projet – Type – Sujet – Date),
  • privilégier les dates au format AAAA-MM-JJ,
  • éviter les abréviations personnelles,
  • bannir les “Vfinal”, “V2-bis”, “corrigé_def”.

Une règle de nommage n’a de valeur que si elle est simple, expliquée et appliquée collectivement.

Dans un environnement collaboratif, la question clé n’est pas “où est le fichier”, mais :

Quel est le bon fichier ?

Une démarche d’amélioration continue impose de :

  • distinguer les documents de travail des documents de référence,
  • clarifier les responsabilités de mise à jour,
  • éviter la duplication inutile.

Un document de référence doit être :

  • identifié comme tel,
  • stocké dans un espace clair,
  • et maintenu à jour.

Sans cela, le cloud devient une simple juxtaposition de dossiers… et non un outil de collaboration.

Bien sûr, une fois que tout cela est en place, cela reste un éternel recommencement. En amélioration continue, un bon système documentaire est un système vivant, qui s’adapte sans être remis en cause en permanence : révision périodique, présdentation des bonnes pratioques aux nouveaux arroivants, évolution des usages et surtout prise en compte dans les pratiques du quotidien.

Un classement efficace et un nommage clair ne sont jamais qu’un sujet technique.
Ils reflètent la clarté des processus, la maturité de l’organisation et la capacité à travailler collectivement.

Améliorer ces pratiques, ce n’est pas “faire du ménage”.
C’est réduire les irritants, sécuriser l’information et libérer du temps utile pour ce qui crée réellement de la valeur.

Marion Duverger
webmaster@comptoir-marketing.com

Directrice de projet IT senior, j’accompagne les dirigeants et les DSI sur des missions de pilotage, de structuration et de remise à plat, avec un objectif clair : rendre les organisations plus lisibles, plus efficaces et plus robustes. Je travaille avec des équipes qui veulent que les choses fonctionnent vraiment, pas juste « être conformes ». Mon approche est pragmatique, structurée et sans langue de bois : une organisation inefficace n’est pas un problème d’outils, mais de décisions.