Transformation numérique d’un service de santé universitaire

Chargée du développement des outils numériques – Université de Bordeaux

Contexte

L’Espace Santé Étudiants (ESE), rattaché à l’Université de Bordeaux, assure à la fois l’accès aux soins sans avance de frais et des actions de prévention et de promotion de la santé auprès des étudiants.

L’organisation devait amorcer une transformation numérique structurante, couvrant aussi bien les processus de recours aux soins que les dispositifs de communication et de prévention, dans un contexte public, réglementé et à forts enjeux humains.

Problématique

Les outils numériques existants étaient insuffisamment adaptés aux usages, hétérogènes et peu structurés.
Les équipes métiers exprimaient des besoins forts, mais peinaient à les formaliser et à les traduire en solutions opérationnelles et pérennes.

L’enjeu était double :

• améliorer l’efficacité opérationnelle des parcours de soins,
• renforcer l’impact des actions de prévention et de promotion de la santé via le numérique.

Mon rôle

J’ai assuré un rôle transverse de pilotage fonctionnel et d’accompagnement à la transformation numérique, en interface entre les équipes métiers, les prestataires et l’organisation.

Mon intervention couvrait :

• l’analyse et la formalisation des besoins métiers,
• le pilotage de projets côté maîtrise d’ouvrage,
• la structuration des échanges avec les prestataires,
• l’accompagnement au changement des utilisateurs,
• l’ancrage durable des solutions dans l’organisation.

Actions clés

• Analyse des besoins métiers et des processus existants
• Recueil et rédaction des spécifications fonctionnelles
• Sélection et pilotage de prestataires externes
• Organisation et conduite des recettes internes
• Accompagnement des utilisateurs finaux et conduite du changement
• Pérennisation des solutions dans l’organisation
• Mise en place et animation de formations WordPress pour les nouveaux entrants

Résultats

• Meilleure adéquation des outils numériques aux besoins métiers
• Structuration des projets numériques dans un environnement public contraint
• Montée en compétence des équipes sur les usages et outils numériques
• Amélioration de la diffusion et de l’accessibilité des actions de prévention
• Adoption durable des solutions déployées