23 Mar Projet en crise : les signaux faibles trop souvent ignorés

Certaines croyances s’appuient sur le fait qu’à un instant T un projet a dérapé. Clairement, c’est faux. Il est peut-être rassurant de croire à cette version mais un projet dérape surtout parce qu’un ou plusieurs signaux faibles ont été ignorés. Au lieu d’être des risques maitrisés, ils sont tranquillement devenus des problèmes. Soyez smart, gérez avant que la crise n’éclate et proposez une lecture claire des risques à vos sponsors. Leur rôle est bien d’arbitrer en prenant en compte des éléments factuels.

Mettre en évidence les signaux faibles

Au cours d’un projet, plusieurs risques ou alertes peuvent être levés. Ces risques doivent être factualisés. Pour cela, un outil pratique est la matrice des risques.

De façon pragmatique on peut définir la criticité d’un risque comme suit (sur une échelle de 1 à 5 par exemple pour chaque élément) :

Criticité (C) = probabilité d’occurrence (O) * gravité (G)

Une fois que chaque risque est décrit et est associé à une criticité, il faut établir un plan de sécurisation des risques. Concrètement, il s’agit d’un tableau qui reprend les risques et pour chacun liste les impacts, reprend la méthode de qualification (occurrence, gravité, criticité), les actions à mettre en œuvre, le responsable de ces actions et le délai dans lequel mener ces actions.

Ce tableau retranscrit une réalité opérationnelle que la gouvernance mise en place pendant votre projet doit permettre d’arbitrer. C’est ici la responsabilité du sponsor.

Les signaux faibles qui s’installent dans le quotidien

La gestion des risques doit se faire tout au long du projet. C’est la seule façon d’éviter que les signaux faibles s’installent dans le quotidien du projet s’invisibilisent.

Parmi les signaux qui mettent le projet en difficulté et qui sont souvent ignorés ou méconnus des instances de gouvernance :

• Des délais “tenus” mais constamment réajustés, glissement perpétuel du planning
• Des comités sans décision réelle, passion pour des réunions sans effet
• Une dette technique ou fonctionnelle qui s’accumule
• Des équipes qui contournent les processus
• Une dépendance excessive à quelques experts clés
• Des indicateurs qui ne reflètent plus la réalité terrain
• Un sponsor peu impliqué ou absent
• Le manque de transversalité ou de collaboration entre les équipes
• Un reporting inefficace qui ne permet pas l’arbitrage

Sensibiliser le sponsor : la responsabilité du chef de projet

Le chef de projet est responsable de la maitrise des risques de son projet. Le sponsor est responsable des arbitrages qui permettront de donner les moyens et ressources au chef de projet de maîtriser les risques.

Si le premier n’informe pas le second et que le second ne s’implique pas, le projet coule. Ce sabordage ne vient pas d’une seule action soudaine mais d’une nécrose continue au sein du dispositif projet.

Petit rappel de la loi de Pareto : 80 % des effets sont produits par 20 % des causes. Il en va de même pour les problèmes. Des petits défauts de pilotage ou d’arbitrage vont couler votre projet.

Anticiper plutôt que subir

Tout ce qui est susceptible de mal tourner finira par mal tourner. Ce n’est pas moi qui le dis, c’est Murphy.

Au lieu de réagir, anticipez. Qualifiez, listez, planifiez des actions préventives, adaptez-les : surveillez vos risques au quotidien. Appuyez-vous sur les équipes terrain, prenez en compte leurs remontées et intégrez-les dans votre stratégie de gestion des risques. Pour suivre visuellement l’évolution de vos risques, créez des indicateurs clairs, que vous pourrez monitorer au quotidien. Faites preuve de transparence et rappelez-vous que les problèmes ne ciblent jamais des individus mais des processus.

Si vous avez raté le coche et que l’anticipation n’est plus possible, alors passez au post mortem. Un RETEX restera le meilleur moyen d’apprendre de vos erreurs et de corriger pour le prochain coup.

A l’heure des comptes, un projet en crise revient toujours plus cher qu’un projet sur lequel il a été positionné des moyens d’anticipation. Si votre projet n’a pas débuté, alors vous savez maintenant quoi faire. Si votre projet est en cours et que vous pressentez le dérapage, il est encore temps d’agir : procédez à un audit, mettez en évidence vos risques, voire vos problèmes, et dessinez le plan de remédiation.